¿Sabes identificar lo importante de lo urgente?

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo, la cual aumenta en medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, y la importancia es una cualidad asociada con las consecuencias; lo que quiere decir que una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. 

La confusión viene por el hecho de que cuando uno se encuentra encerrado en el día a día, sólo puede ver los árboles y no el bosque.

¿Entonces como es mejor priorizar, por urgencia ó por importancia?

Eisenhower ex presidente estadounidense decía que las decisiones más urgentes no siempre son las más importantes por eso es importante primero tener claro cuáles son nuestras tareas y después clasificarlas ya sean importantes o urgentes.

Para hacer la clasificación se puede utilizar la siguiente matriz de Eisenhower:

Importante pero no urgente: en esta tarea el resultado es relevante pero el tiempo de resolución no.

Urgente e importante: en este tipo de tareas el resultado es relevante pero el tiempo de resolución es corto.

Ni importante ni urgente: la tarea no depende de un tiempo de resolución y su resultado no tendrá gran impacto en otras tareas o resultados.

Urgente pero no importante: para la resolución de esta tarea tenemos un plazo corto pero el resultado no es relevante.

Si ya detectaste las tareas urgentes, pero no su grado de urgencia esta formula es muy sencilla y fácil de utilizar:

Con esta fórmula podemos obtener un número que cuanto más cercano a 0 menos urgente será, y cuánto más cercano a 1 más urgente será.

 Al llevar a cabo esta clasificación te permitirás “valorar” todas tus tareas y pendientes para que puedas planificar una agenda ahorrando tiempo y concentrándote en las prioridades y en dado caso delegar las actividades.

Otra técnica que se utiliza para la gestión de tareas es el esquema GTD, el cuál hace referencia a que las personas necesitan despejar su mente de sus pendientes, ya que la mayoría de los bloqueos mentales provienen de una mala planificación.

Los principios de esta técnica son:

Recopilar: Se escribe todo aquello que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.

Procesar: Analizar qué necesita cada actividad, por ejemplo, si una tarea se puede delegar, desechar, ponerlo en marcha, etc.

Organizar: Clasificar tareas en listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.

Revisar: Las listas no sirven si no revisas el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.

Hacer: Dejar de organizar y comenzar a ejecutar.

La recomendación final seria que al tener clasificas las tareas te des un tiempo para realizar una lista con el orden en que las vas a realizar, y hacerlas una a la vez para no dejar ninguna tarea inconclusa.

Una persona que sabe priorizar sus tareas y pendientes es sin duda un activo valioso para la empresa, por lo que te invitamos a hacer uso de estas y otras herramientas para hacer tu trabajo de una forma más efectiva.